Le principe ?

Réalisez un plan d’action dans Beekast pour des réunions efficaces et productives.

Quel que soit l’avancement de la réunion, vous pouvez entériner une décision ou planifier une action à tout moment. Pour cela, Beekast vous offre deux solutions simples :

l’espace de discussion : tous les participants peuvent noter les actions et décisions au fur et à mesure de la réunion
Tips : nous vous conseillons de nommer un secrétaire en début de session qui sera chargé de cette mission.

les activités de brainstorming (Tableau et Métaphore) : vous pouvez transformer n’importe quelle idée en action ou décision lorsque vous arrivez au moment de la définition du plan d’action

Idéales pour l'attribution de tâches lors de réunion, les actions et décisions vous permettent d'accentuer encore les interactions entre vos collaborateurs.

Des réunions plus efficaces grâce aux Actions / Décisions



Une fois que des actions ont été planifiées dans une session, il est essentiel de pouvoir les suivre.

En fin de réunion, vous pouviez déjà partager le compte rendu de la session qui retrace tous les échanges, les résultats des activités et les actions / décisions. Vous pouvez désormais partager à vos participants le plan d’action de la session pour diffuser le résultat synthétique de votre réunion collaborative.
Ainsi tout le monde dispose du même niveau d’information.

Pour s'assurer que le plan d’action est réalisé, il faut ajouter un peu de suivi entre les réunions. Beekast simplifie cette gestion grâce aux emails de rappel d’échéance : les participants assignés à une action reçoivent un rappel par mail lorsque la date d’échéance d’une action approche, ce qui leur permet de mettre à jour leur suivi avant la prochaine réunion.

Comment activer la fonctionnalité sur votre session ?

Pour ajouter une Action ou une Décision à votre session, 3 solutions :

En tant que propriétaire et participant de la session

→ Cliquez sur "Ajouter" dans la partie "Actions et Décisions" sur votre page d'accueil (icône maison dans le bandeau bleu de votre session) puis choisissez d'ajouter une Action ou une Décision



→ Rendez-vous dans l'espace de discussion de votre session. Puis sélectionnez en haut de la page de discussion "Planifier une action" ou "Prendre une décision".



En tant que propriétaire de la session

→ Cliquez sur les 3 petits points en haut à droite d'une carte d'idée envoyé dans votre activité Tableau ou Métaphore. Choisissez ensuite "Planifier une action" ou "Prendre une décision".




Création de votre action OU décision

Il ne vous reste plus qu'à ajouter les éléments de votre action.

Vous pouvez ajouter :

Un intitulé à votre action (ou décision)
Les détails de l'action (ou décision)
Assignez l'action (ou décision) à autant de participants que vous le désirez

À noter que seuls les participants étant connectés à leur compte Beekast sur votre session vous seront proposés

Ajoutez une date d'échéance de l'action
Définissez une priorité à votre action
Et enfin définissez l'un des statuts :
- À faire
- En cours
- Fait

En fonction de l'état d'avancement de l'action et de la date d'échéance attribuée à celle-ci, un e-mail de rappel sera envoyé aux participants assignés



Sur le mur de discussion de votre session, en cliquant sur les 3 petits points en haut à droite de votre action OU décision :

→ Vous pouvez changer le statut de votre Action (À faire, En cours, Fait).
→ Vous pouvez accéder à l'édition de votre action OU décision.
→ Vous pouvez supprimer votre action OU décision.



Sur votre page "Mes sessions", vous pourrez visualiser l'avancement des actions et décisions d'une session en particulier.

→ Si toutes les tâches ne sont pas terminées, elles s'afficheront en rouge.
→ Si toutes les actions sont terminées, elles s'afficheront en vert.



Vous pouvez envoyer par e-mail à l'adresse du compte Beekast, afin d'avoir un suivi du plan d'action mis en place lors de votre présentation.



Réception par mail du lien vers la session


Notifications

Afin que vous puissiez exploiter au mieux cette nouvelle fonctionnalité Actions / Décisions, nous avons ajouté un centre de notifications dans Beekast.

Vous pouvez y retrouver l’ensemble des actions qui vous sont assignées, quelle que soit la session où elles ont été saisies. Rapidement, vous avez une vue d’ensemble des prochaines échéances et vous pouvez prioriser au mieux votre travail.

Vous mettez à jour le statut de ces actions directement via le centre de notifications, vos points de suivi dans Beekast gagnent ainsi en efficacité !

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