Actions & Décisions

Actions & Décisions

Le principe ?

Réalisez un plan d’action dans Beekast pour des réunions efficaces et productives.

Quel que soit l’avancement de la réunion, vous pouvez entériner une décision ou planifier une action à tout moment. Pour cela, Beekast vous offre deux solutions simples :
  1. l’espace de discussion : tous les participants peuvent noter les actions et décisions au fur et à mesure de la réunion
  2. les activités de brainstorming (Tableau et Métaphore) : vous pouvez transformer n’importe quelle idée en action ou décision lorsque vous arrivez au moment de la définition du plan d’action
Idéales pour l'attribution de tâches lors de réunion, les actions et décisions vous permettent d'accentuer encore les interactions entre vos collaborateurs.
Nous vous conseillons de nommer un secrétaire en début de session qui sera chargé de cette mission.


Des réunions plus efficaces grâce aux Actions / Décisions


Une fois que des actions ont été planifiées dans une session, il est essentiel de pouvoir les suivre.
En fin de réunion, vous pouviez déjà partager le compte rendu de la session qui retrace tous les échanges, les résultats des activités et les actions / décisions. Vous pouvez désormais partager à vos participants le plan d’action de la session pour diffuser le résultat synthétique de votre réunion collaborative.
Ainsi tout le monde dispose du même niveau d’information.


Pour s'assurer que le plan d’action est réalisé, il faut ajouter un peu de suivi entre les réunions. Beekast simplifie cette gestion grâce aux emails de rappel d’échéance   : les participants assignés à une action reçoivent un rappel par mail lorsque la date d’échéance d’une action approche, ce qui leur permet de mettre à jour leur suivi avant la prochaine réunion.



Comment activer la fonctionnalité sur votre session ?

Pour ajouter une Action ou une Décision à votre session, 3 solutions :

  1. En tant que propriétaire et participant de la session

Cliquez sur + Ajouter dans la partie Actions et Décisions sur votre page d'accueil (icône maison dans le bandeau bleu de votre session) puis choisissez d'ajouter une  Action  ou une  Décision




→ Rendez-vous dans l'espace de discussion de votre session. Puis sélectionnez en haut de la page de discussion Planifier une action  ou Prendre une décision.





  1. En tant que propriétaire de la session
Lors d'une activité Tableau ou Métaphore, il est possible de planifier une action ou de prendre une décision directement depuis une idée envoyée par vous ou l'un de vos participants. 

→ Cliquez sur les 3 petits points à droite d'une idée envoyée dans votre activité Tableau ou Métaphore. Choisissez ensuite
Planifier une action  ou Prendre une décision .




Création d'une action OU décision

Il ne vous reste plus qu'à ajouter les détails de votre action.
Vous pouvez ajouter :
- Un intitulé à votre action (ou décision)
- Les détails de l'action (ou décision)
- Assigner l'action (ou décision) à autant de participants que vous le désirez
Vous ne pourrez assigner une action ou une décision uniquement aux participants connectés à leur compte Beekast sur votre session
- Ajouter une date d'échéance de l'action
- Définir une priorité à votre action
- Et enfin définir l'un des statuts : à faire / en cours / fait
En fonction de l'état d'avancement de l'action et de la date d'échéance établie, un e-mail de rappel sera envoyé aux participants assignés




Il vous est possible par la suite d'agir directement sur les actions et décisions en passant par le mur de discussion de votre session, en cliquant sur les 3 petits points en haut à droite de votre action OU décision :
→ Vous pouvez changer le statut de votre Action (À faire, En cours, Fait).
→ Vous pouvez accéder à l'édition de votre action OU décision.
→ Vous pouvez supprimer votre action OU décision.



Sur votre espace de travail (page "Mes sessions"), vous pourrez visualiser l'avancement des actions et décisions d'une session en particulier.

→ Si toutes les tâches ne sont pas terminées, elles s'afficheront en rouge.
→ Si toutes les actions sont terminées, elles s'afficheront en vert.


Il est possible d'envoyer par e-mail à vos participants le plan d'action établi lors de votre présentation, afin de s'assurer que chacun de vos participants garde une trace des actions et décisions mises en place. Pour cela, rendez vous dans l'onglet Documents dans le panneau latéral de gauche puis sélection Plan d'action (email) .




Réception par mail du lien vers la session

Notifications

Afin que vous puissiez exploiter au mieux la fonctionnalité Actions / Décisions, nous avons ajouté un centre de notifications dans Beekast.

Vous pouvez y retrouver l’ensemble des actions qui vous sont assignées, quelle que soit la session où elles ont été saisies. Rapidement, vous avez une vue d’ensemble des prochaines échéances et vous pouvez prioriser au mieux votre travail.

Vous mettez à jour le statut de ces actions directement via le centre de notifications, vos points de suivi dans Beekast gagnent ainsi en efficacité !




    • Related Articles

    • Générer et exporter des documents

      En quelques clics, générer un compte rendu complet de votre session et/ou suivez les actions et décisions prises lors de vos réunions ! Cette fonctionnalité est accessible à partir de l'offre Pro. Fonctionnalité dispo uniquement au propriétaire de ...
    • Les modes d'identification/connexion

      Les modes d'identification/connexion des participants dans votre session Retrouvez dans cette article les modes de connexion auxquels seront soumis les participants avant de rejoindre votre session.  Lorsque vous créez votre session Beekast, vous ...
    • Discussion : Plus d'échanges et d'interactions

      La Discussion est l’espace sur lequel les participants envoient leurs messages, leurs questions, leurs commentaires. Cet espace favorise l'interaction avec votre autre audience et facilite la participation des plus timides. Idéale pour les séances de ...
    • L'espace "Mes sessions"

      L'espace Mes sessions Une fois connecté à votre compte Beekast, vous accédez à votre espace "Mes sessions" dans lequel vous retrouverez toutes les sessions pour lesquelles vous avez l'un des rôles suivant : Propriétaire Animateur Participant → En ...
    • Créer une activité Tableau

      Le principe ? Collecter un ensemble d'idées auprès de votre audience, les structurer et les classer à partir d'un vote. Vous pouvez créer, à partir des cartes d'idées envoyées par vos participants, des actions et décisions ! Création de l'activité ...
    • Popular Articles

    • Mise à jour du 21/01/2021

      Nouveautés Prenez de la vitesse avec le Speed Car (mais gare au ravin !) Variez vos ateliers avec le nouveau fond de l’activité Métaphore :  embarquez vos participants dans le Speed Car. Avec l’analogie du Speed Car, gardez un œil dans le rétro pour ...
    • Créer une activité Tableau

      Le principe ? Collecter un ensemble d'idées auprès de votre audience, les structurer et les classer à partir d'un vote. Vous pouvez créer, à partir des cartes d'idées envoyées par vos participants, des actions et décisions ! Création de l'activité ...
    • Liste des navigateurs supportés/compatibles

      Les navigateurs supportés sont les navigateurs sur lesquels Beekast est testé. Nous garantissons donc le bon fonctionnement de la solution. Les navigateurs compatibles sont les navigateurs sur lesquels Beekast n'est plus testé. Ils sont cependant ...
    • Mise à jour du 16/04/2021

      Besoin de justifier les temps de connexion de vos participants ? Découvrez la nouvelle fonctionnalité Présence de Beekast. Vous pouvez ainsi notifier en un seul clic tous les participants de la session afin qu’ils confirment qu’ils assistent bien à ...
    • Présence

      Nouveauté ​ Vous pouvez notifier en un seul clic tous les participants de la session afin qu’ils confirment qu’ils assistent bien à votre présentation. Beekast enregistre pour vous l’heure de connexion en début et en fin de session grâce à cette ...