Actions & Décisions
Le principe ?
Réalisez un plan d’action dans Beekast pour des réunions efficaces et productives.
Quel que soit l’avancement de la réunion, vous pouvez entériner une décision ou planifier une action à tout moment. Pour cela, Beekast vous offre deux solutions simples :
Quel que soit l’avancement de la réunion, vous pouvez entériner une décision ou planifier une action à tout moment. Pour cela, Beekast vous offre deux solutions simples :
- l’espace de discussion : tous les participants peuvent noter les actions et décisions au fur et à mesure de la réunion
- les activités de brainstorming (Tableau et Métaphore) : vous pouvez transformer n’importe quelle idée en action ou décision lorsque vous arrivez au moment de la définition du plan d’action
Idéales pour l'attribution de tâches lors de réunion, les actions et décisions vous permettent d'accentuer encore les interactions entre vos collaborateurs.
Nous vous conseillons de nommer un secrétaire en début de session qui sera chargé de cette mission.
Des réunions plus efficaces grâce aux Actions / Décisions
Une fois que des actions ont été planifiées dans une session, il est essentiel de pouvoir les suivre.
En fin de réunion, vous pouviez déjà partager le compte rendu de la session qui retrace tous les échanges, les résultats des activités et les actions / décisions. Vous pouvez désormais partager à vos participants le plan d’action de la session pour diffuser le résultat synthétique de votre réunion collaborative.
Ainsi tout le monde dispose du même niveau d’information.
Pour s'assurer que le plan d’action est réalisé, il faut ajouter un peu de suivi entre les réunions. Beekast simplifie cette gestion grâce aux emails de rappel d’échéance : les participants assignés à une action reçoivent un rappel par mail lorsque la date d’échéance d’une action approche, ce qui leur permet de mettre à jour leur suivi avant la prochaine réunion.
En fin de réunion, vous pouviez déjà partager le compte rendu de la session qui retrace tous les échanges, les résultats des activités et les actions / décisions. Vous pouvez désormais partager à vos participants le plan d’action de la session pour diffuser le résultat synthétique de votre réunion collaborative.
Ainsi tout le monde dispose du même niveau d’information.
Pour s'assurer que le plan d’action est réalisé, il faut ajouter un peu de suivi entre les réunions. Beekast simplifie cette gestion grâce aux emails de rappel d’échéance : les participants assignés à une action reçoivent un rappel par mail lorsque la date d’échéance d’une action approche, ce qui leur permet de mettre à jour leur suivi avant la prochaine réunion.
Comment activer la fonctionnalité sur votre session ?
Pour ajouter une Action ou une Décision à votre session, 3 solutions :
- En tant que propriétaire et participant de la session
→
Cliquez sur + Ajouter dans la partie
Actions et Décisions
sur votre page d'accueil (icône maison dans le bandeau bleu de votre session) puis choisissez d'ajouter une
Action
ou une
Décision
→ Rendez-vous dans l'espace de discussion de votre session. Puis sélectionnez en haut de la page de discussion
Planifier une action
ou
Prendre une décision.
- En tant que propriétaire de la session
Lors d'une activité Tableau ou Métaphore, il est possible de planifier une action ou de prendre une décision directement depuis une idée envoyée par vous ou l'un de vos participants.
→ Cliquez sur les 3 petits points à droite d'une idée envoyée dans votre activité Tableau ou Métaphore. Choisissez ensuite Planifier une action ou Prendre une décision .
Création d'une action OU décision
Il ne vous reste plus qu'à ajouter les détails de votre action.
Vous pouvez ajouter :
- Un intitulé à votre action (ou décision)
- Les détails de l'action (ou décision)
- Assigner l'action (ou décision) à autant de participants que vous le désirez
Vous ne pourrez assigner une action ou une décision uniquement aux participants connectés à leur compte Beekast sur votre session
- Ajouter une date d'échéance de l'action
- Définir une priorité à votre action
- Et enfin définir l'un des statuts : à faire / en cours / fait
En fonction de l'état d'avancement de l'action et de la date d'échéance établie, un e-mail de rappel sera envoyé aux participants assignés
Il vous est possible par la suite d'agir directement sur les actions et décisions en passant par le mur de discussion de votre session, en cliquant sur les 3 petits points en haut à droite de votre action OU décision :
→ Vous pouvez changer le statut de votre Action (À faire, En cours, Fait).
→ Vous pouvez accéder à l'édition de votre action OU décision.
→ Vous pouvez supprimer votre action OU décision.
Sur votre espace de travail (page "Mes sessions"), vous pourrez visualiser l'avancement des actions et décisions d'une session en particulier.
→ Si toutes les tâches ne sont pas terminées, elles s'afficheront en rouge.
→ Si toutes les actions sont terminées, elles s'afficheront en vert.
Il est possible d'envoyer par e-mail à vos participants le plan d'action établi lors de votre présentation, afin de s'assurer que chacun de vos participants garde une trace des actions et décisions mises en place. Pour cela, rendez vous dans l'onglet
Documents
dans le panneau latéral de gauche puis sélection
Plan d'action (email)
.
Notifications
Afin que vous puissiez exploiter au mieux la fonctionnalité Actions / Décisions, nous avons ajouté un centre de notifications dans Beekast.
Vous pouvez y retrouver l’ensemble des actions qui vous sont assignées, quelle que soit la session où elles ont été saisies. Rapidement, vous avez une vue d’ensemble des prochaines échéances et vous pouvez prioriser au mieux votre travail.
Vous mettez à jour le statut de ces actions directement via le centre de notifications, vos points de suivi dans Beekast gagnent ainsi en efficacité !
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