Actions & Décisions
Réalisez un plan d’action dans Beekast pour des réunions efficaces et productives !
Quel que soit l’avancement de la réunion, vous pouvez valider une décision ou planifier une action à tout moment. Pour cela, Beekast vous offre deux solutions simples :
- Sur les activités de brainstorming (Tableau et Métaphore) : vous pouvez transformer n’importe quelle idée en action ou décision lorsque vous arrivez au moment de la définition du plan d’action.
- Dans l’espace Actions, vous aurez accès directement à la planification de vos actions et décisions.
Idéales pour l'attribution de tâches lors de réunion, les actions et décisions vous permettent d'accentuer encore les interactions entre vos collaborateurs.
Nous vous conseillons de nommer un secrétaire en début de session qui sera chargé de cette mission.
Des réunions plus efficaces grâce aux Actions / Décisions
Une fois que des actions ont été planifiées dans une session, il est essentiel de pouvoir les suivre.
En fin de réunion, vous pouvez partager le compte rendu de la session qui retrace tous les échanges, les résultats des activités et les actions et décisions prises durant votre réunion. Vous pouvez également partager à vos participants le plan d’action de la session pour diffuser le résultat synthétique de votre réunion collaborative par email directement depuis Beekast.
Ainsi, tout le monde dispose du même niveau d’information.
Pour s'assurer que le plan d’action est réalisé, il faut ajouter un peu de suivi entre les réunions. Beekast simplifie cette gestion grâce aux emails de rappel d’échéance : les participants assignés à une action reçoivent un rappel par mail lorsque la date d’échéance d’une action approche, ce qui leur permet de mettre à jour leur suivi avant la prochaine réunion.
Comment activer la fonctionnalité sur votre session ?
Par défaut, les actions et décisions sont activées sur les sessions.
Sur toutes les sessions Beekast vous avez cette fonctionnalité activée. Mais si vous souhaitez la désactiver ou la réactiver, vous pouvez suivre les étapes suivantes :
- Cliquez sur l'écrou de "Réglages" à côté du bouton de Partager, en haut de l’écran et à droite.
- Ensuite, dans la partie Messages, actions et décisions, activez la fonctionnalité
- Puis activez la fonction Action/Décision en glissant le levier Autoriser la saisie d'actions et décisions
- Enfin, cliquez sur "Enregistrer".
Création d’une Action ou une Décision
Pour créer une Action ou prendre une Décision durant votre session, vous avez 2 possibilités :
- Vous êtes propriétaire ou participant à une session
Cliquez sur “Prendre une action / décision” en bas et à droite, après avoir cliqué dans la partie Actions à droite de votre écran (icône case cochée) puis choisissez de planifier une Action ou de prendre une Décision.
- Vous êtes le propriétaire de la session
Lors d'une activité Tableau ou Métaphore, il est possible de planifier une action ou de prendre une décision directement depuis une idée envoyée par vous ou l'un de vos participants.
Pour cela :
- Cliquez sur les trois petits points à droite d'une idée envoyée dans votre activité Tableau ou Métaphore.
- Choisissez ensuite Planifier une action ou Prendre une décision.
Il ne vous reste plus qu'à ajouter les détails de votre action.
Vous pouvez ajouter :
- Un intitulé à votre action (ou décision)
- Les détails de l'action (ou décision)
- Assigner l'action à autant de participants que vous le désirez
-Choisir qui a proposé la décision
Vous ne pourrez assigner une action ou une décision uniquement aux participants connectés à leur compte Beekast sur votre session
- Ajouter une date d'échéance de l'action
- Définir une priorité à votre action
- Et enfin définir l'un des statuts : à faire / en cours / fait
En fonction de l'état d'avancement de l'action et de la date d'échéance établie, un e-mail de rappel sera envoyé aux participants assignés.
Il vous est possible par la suite d'agir directement sur les actions et décisions en passant par l’espace d’Actions de votre session, en cliquant sur les 3 petits points en haut à droite de votre action OU décision :
- Vous pouvez changer le statut de votre Action (À faire, En cours, Fait).
- Vous pouvez accéder à l'édition de votre action OU décision.
- Vous pouvez supprimer votre action OU décision.
Vous pouvez également changer le status de progression comme le montre l'image ci-dessous :
Sur votre espace de travail (page "Mes sessions"), vous pourrez visualiser l'avancement des actions/ décisions d'une session en particulier.
- Si toutes les tâches ne sont pas terminées, elles s'afficheront en rouge.
- Si toutes les actions sont terminées, elles s'afficheront tout simplement en blanc.
Il est possible d’envoyer par email le plan d'action établi lors de votre présentation, afin que chacun de vos participants garde une trace des actions et décisions mises en place. Pour cela, allez dans l'onglet Actions à droite de votre écran, et sélectionnez Envoyer le plan d'action.
Notifications
Afin que vous puissiez exploiter au mieux la fonctionnalité Actions / Décisions, vous avez un centre de notifications dans Beekast. Vous le retrouverez en cliquant sur l’icône de la petite cloche qui se trouve en haut et à droite de votre espace de travail.
Vous pouvez y retrouver l’ensemble des actions qui vous sont assignées, quelle que soit la session où elles ont été saisies. Rapidement, vous avez une vue d’ensemble des prochaines échéances et vous pouvez prioriser au mieux votre travail.
Vous mettez à jour le statut de ces actions directement via le centre de notifications, vos points de suivi dans Beekast gagnent ainsi en efficacité !
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