Actions & Décisions
Réalisez un plan d’action dans Beekast pour des réunions efficaces et productives !
Beekast vous offre deux solutions simples :
- Sur les activités de brainstorming (Tableau et Speedboat) : vous pouvez transformer n’importe quelle idée en action ou décision lorsque vous arrivez au moment de la définition du plan d’action.
- Dans l’espace Actions, vous aurez accès directement à la planification de vos actions et décisions.
Cette fonctionnalité est premium, pour plus d'information visitez notre page Tarifs
Nous vous conseillons de nommer un secrétaire en début de session qui sera chargé de cette mission.
Activer/ désactiver la fonctionnalité
Par défaut, les actions et décisions sont activées sur les sessions.
- Cliquez sur Configurer à gauche et en haut de votre diaporama.
- Ensuite, sur la rubrique Messages,
- Puis activez la fonction Action/Décision en glissant le levier Autoriser la saisie d'actions et décisions
- Enfin, cliquez sur "Enregistrer".
Création d’une Action ou une Décision
Pour créer une Action ou prendre une Décision durant votre session, vous avez 2 possibilités :
- Vous êtes propriétaire ou participant à une session
Cliquez sur Actions à droite de la page d'édition de la session :
1. Ensuite cliquez sur “Prendre une action / décision” en bas et à droite.
2. Choisissez de planifier une action ou de prendre une décision.
3. Valider pour créer votre action/décision.
- Vous êtes le propriétaire de la session
Lors d'une activité Tableau ou Speedboat, il est possible de planifier une action ou de prendre une décision directement depuis une idée envoyée par vous ou l'un de vos participants.
Pour cela :
- Cliquez sur les trois petits points à droite d'une idée envoyée dans votre activité Tableau ou Speedboat.
- Choisissez ensuite Planifier une action ou Prendre une décision.
Vous pouvez ajouter :
- Un intitulé à votre action (ou décision)
- Les détails de l'action (ou décision)
- Assigner l'action à autant de participants que vous le désirez
- Choisir qui a proposé la décision
- Ajouter une date d'échéance de l'action
- Définir une priorité à votre action
- Et enfin définir l'un des statuts : à faire / en cours / fait
Vous ne pourrez assigner une action ou une décision uniquement aux participants connectés à leur compte Beekast sur votre session
En fonction de l'état d'avancement de l'action et de la date d'échéance établie, un e-mail de rappel sera envoyé aux participants assignés.
Il vous est possible par la suite d'agir directement sur les actions et décisions en passant par l’espace d’Actions de votre session, en cliquant sur les 3 petits points en haut à droite de votre action OU décision :
- Vous pouvez changer le statut de votre Action (À faire, En cours, Fait).
- Vous pouvez accéder à l'édition de votre action OU décision.
- Vous pouvez supprimer votre action OU décision.
Pour changer le status de progression, faites comme l'image ci-dessous :
Sur l'accueil de votre compte, vous pourrez visualiser l'avancement des actions/ décisions d'une session en particulier.
- Si toutes les tâches ne sont pas terminées, elles s'afficheront en rouge.
- Si toutes les actions sont terminées, elles s'afficheront tout simplement en blanc.
Il est possible d’envoyer par email le plan d'action établi lors de votre présentation, afin que chacun de vos participants garde une trace des actions et des décisions mises en place. Pour cela, allez dans l'onglet Actions à droite de votre écran, et sélectionnez Envoyer le plan d'action.
Notifications
- Cliquez sur l'icône de la petite cloche en haut et à droite de la page.
- Vous y retrouvez l'ensemble des actions qui vous sont assignées, quelle que soit la session concernée.
- Obtenez rapidement une vue des prochaines échéances pour mieux organiser et prioriser votre travail.
- Vous pouvez mettre à jour le statut de ces actions directement depuis le centre, rendant vos points de suivi plus efficaces.