Les conseils techniques de Beekast

Les conseils techniques de Beekast

Les conseils techniques de Beekast



1. BONNES PRATIQUES ET CONSEILS

Pour assurer un taux de participation optimal

  1.  Nous vous recommandons de faire des tests préalables à échelle réelle (test du matériel, de la connexion, et de votre session avec l’aide d’une deuxième personne au moins jouant le participant) une heure avant minimum afin d’anticiper, de ne pas stresser et d’avoir le temps de demander de l’aide si besoin au live chat. 

  1. Diffuser une slide d’instructions avec les informations de connexion à Beekast.

  1. Bien expliquer aux participants l’utilité et avantages de Beekast pour assurer un taux de participation maximum (possibilité de s’exprimer librement, de poser ses questions, de donner son avis, de participer aux diverses activités etc.)

  1.  Il est important de laisser du temps (quelques minutes) aux participants pour se connecter à votre session le jour J.

Pour que vos participants se connectent le jour J :


  1.  Leur dire d’aller sur le site internet de Beekast puis de rentrer le code session,
Ou leur demander de taper l’URL entière : www.beekast.live/xxxx (où "xxxx" correspond au code de session de votre session) mais bien veiller à ce qu’ils l’orthographient correctement, 
Ou les inviter par e-mail via l’enveloppe “Inviter” en haut à droite de vos sessions.
  1.  Utiliser des versions de navigateur à jour : Google Chrome (très recommandé), Mozilla Firefox, Safari etc.
  1.  Lancer une première activité test juste après leur première connexion, par exemple : une activité ice breaker comme le nuage de mots : 
“Quelle est votre humeur du jour ?”
“Qu’attendez-vous de cette journée, réunion, formation ?”

⇒  S’assurer que toutes ces informations sont claires pour la personne animant la présentation et que cette même personne soit bien briefée sur Beekast si c’est une autre personne que vous.


2. PROJECTION DE BEEKAST


USAGE ÉVÉNEMENTIEL


Nous vous recommandons d’avoir deux devices pour plus de clarté dans votre présentation : 
  1.  Un à partir duquel vous vous connecterez à votre compte et à partir duquel vous gérerez votre présentation.
  2.  Un qui vous servira de support comme un vidéoprojecteur ou un écran autre.
Vous pouvez les relier via HDMI, VGA, Clickshare.

Pensez bien à vérifier le zoom sur l’écran de projection pour s’assurer que la police est suffisamment grande partout dans la salle (Zoom dans les paramètres de votre écran projeté en haut à droite)


USAGE RÉUNION OU FORMATION


Vous avez importé votre présentation sur votre session Beekast !

  1.   Vous pouvez utiliser le bureau étendu avec l’article explicatif ici Affichage étendu !

Pour davantage de liberté de mouvement dans la salle, privilégiez la tablette ou le smartphone pour administrer la session.


Tips : Sur votre écran projeté Beekast, vous pouvez lancer et clôturer vos activités en activant les contrôle en passant votre curseur en haut à droite de votre écran puis en cliquant sur "paramètres" puis en activant "Afficher les contrôles". Ainsi vous pourrez faire défiler les slides et lancer vos activités.


3. PRÉ-REQUIS WIFI


Il est nécessaire d’avoir une connexion Internet pour utiliser Beekast, aussi bien côté administrateur que participant.


Pour une réunion, formation ou événement jusqu’à 100 participants, vos participants pourront utiliser leur 4G si la salle capte bien la 4G tous opérateurs.
Au delà de 100 participants ou si votre salle ne capte pas bien la 4G, il faudra du wifi.


Débit recommandé : 20 Mbits par seconde pour 100 participants (puis faire un produit en croix pour l’adapter à votre nombre de participants)


Si possible, demandez 1 connexion internet filaire de 2 mbps minimum pour le PC qui projette beekast. Cela permet de sécuriser un maximum la connexion internet, sans être soumis au pic de charge.

Ceci est valable pour des événements de plus 100 personnes.

Questions


Quelques questions classiques à transmettre à l’interlocuteur technique du lieu (régisseur) qui permettent de diagnostiquer si l’infrastructure existante est suffisante ou non :

  1.  Quelle est votre installation Wifi (adsl, vdsl, fibre) ?
  2.  Est-ce un réseau spécifique à la salle ou partagé par tous ? Est-il possible de mettre en place un réseau prioritaire à la salle ? 
  3. Quel est le débit disponible ? (par utilisateur ou au global ?) Nous recommandons un débit de 20 mbps pour 100 participants. 
  4.  L’infrastructure est-elle capable de supporter 100 (le nb de participants) connexions simultanées ? C’est à dire la capacité des bornes et leur nombre sont-elles suffisantes ?
  5.  La salle bénéficie-t-elle d’une couverture 4G tout opérateur

En cas de doute, contactez-nous à customer@beekast.com


4. PRÉ-REQUIS D’UTILISATION


GOOGLE CHROME EST LE NAVIGATEUR À PRIVILÉGIER POUR UNE NAVIGATION OPTIMALE SUR BEEKAST !


  1.  Smartphones récents (iPhone 5 minimum et Android de - de 3 ans)
  2. À jour (ios, android, etc.)
  3.  Navigateurs internet à jour (safari, chrome, firefox)
  4.  Internet Explorer est à éviter
  5. Autorisation des cookies
  6. Autorisation du local storage


5. GESTION DES PROBLÈMES TECHNIQUES ET BONS RÉFLEXES


Les situations suivantes sont exceptionnelles et ne concernent qu’une petite partie de nos utilisateurs. Si malheureusement vous en faites partie, voici les solutions :)

  1. En cas de perte de synchronisation (pas de pop-up au lancement des activités, pas d’apparition des messages sur la Discussion, etc.)
      ⇒ Première chose à faire
  1.  Rafraîchissez votre page internet et dites à vos participants de faire de même
  2. Vérifiez votre connexion Internet (4G, wifi) en particulier si vous voyez un bandeau noir “reconnexion en cours” ⇒ Speed Test 
  1. Si le problème persiste ou que vous rencontrez un autre problème (abeille qui tourne à l’infini, bandeau noir persistant “reconnexion en cours”)

  1.  Ouvrez un nouvel onglet Internet et tapez (collez) : https://my.beekast.com/diag
  2.  Puis cliquez sur "send email to the support team" pour que notre équipe du support puisse investiguer et revenir vers vous.
Cela peut être dû à des blocages de sécurité, et de pare-feu de votre réseau ou de vos devices (smartphones / ordinateurs / tablettes). Auquel cas, nous vous enverrons un document à transmettre à votre service IT pour débloquer la situation. Vous pouvez aussi trouver ce document " Ouverture de flux" dans l'article Documents à télécharger.

Si vous rencontrez le moindre problème ou avez une question technique, ayez le réflexe d’utiliser la bouée de sauvetage  AIDES & FORMATIONS en haut à droite de vos sessions. 

Les tutoriels vous permettront de prendre Beekast en main en quelques minutes !

Vous trouverez sur le Centre d'aides et la F.A.Q des articles et réponses à vos questions via notre site du support.

Ne pas hésiter à faire appel à notre live chat pour tout problème (même en live) ou écrire à support@beekast.com (Disponibles du lundi au vendredi de 8h à 19h non stop)

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