Pour garantir le succès de votre événement, voici quelques bonnes pratiques et conseils pour utiliser Beekast de manière optimale.
1. Préparation avant le jour J
Pour éviter tout stress inutile, une bonne préparation est la clé.
Faites un test grandeur nature : au moins quatre heures avant votre événement, testez votre session avec l'aide d'un ou deux collègues. Vérifiez votre matériel, la connexion Internet et le bon déroulement de votre présentation.
Communiquez avec les participants :
envoyez un e-mail d'invitation en utilisant le bouton Accès en haut à droite de votre session ;
le jour J, projetez une slide d'instructions claires pour la connexion, en mentionnant l'URL complète de la session (« www.beekast.live/XXXX ») ou simplement le code de session.
Vendez les bénéfices : expliquez à vos participants pourquoi ils devraient se connecter. Mettez en avant les avantages de Beekast : s'exprimer librement, poser des questions, donner son avis et participer aux activités.
2. Conseils pour l'animation
Laissez le temps de se connecter : accordez quelques minutes aux participants pour rejoindre la session.
Lancez une activité « ice breaker » : pour familiariser vos participants avec la plateforme, commencez par une activité simple et ludique, comme un nuage de mots pour leur demander « Quelle est votre humeur du jour ? » ou « Qu'attendez-vous de cette session ? ».
Briefez votre équipe : si une autre personne que vous anime la présentation, assurez-vous qu'elle est à l'aise avec les fonctionnalités de Beekast.
3. Configuration matérielle et projection
Utilisation événementielle
Utilisez deux écrans : idéalement, utilisez un écran pour gérer la session et un second (vidéoprojecteur, écran externe) pour la projection.
Vérifiez l'affichage : assurez-vous que le zoom et la taille des caractères sont bien ajustés pour que tout soit lisible depuis n'importe quel endroit de la salle.
Utilisation en réunion ou formation
Passez en affichage étendu : utilisez cette fonctionnalité pour séparer la vue de l'animateur de la vue projetée.
Utilisez un support mobile : pour plus de liberté de mouvement, n'hésitez pas à administrer la session depuis une tablette ou un smartphone.
Activez les contrôles : pour gérer la session directement depuis l'écran projeté, activez les contrôles en passant votre curseur en haut à droite, puis en cliquant sur Paramètres pour activer l'option « Afficher les contrôles ».
4. Prérequis techniques
Connexion Internet
Le Wi-Fi est indispensable : Beekast nécessite une connexion Internet, que ce soit pour vous ou vos participants.
Pour 100 participants ou moins : la 4G peut suffire, à condition que la couverture réseau soit excellente dans la salle.
Au-delà de 100 participants : une connexion Wi-Fi stable est obligatoire.
Connexion filaire : pour des événements de plus de 100 personnes, une connexion filaire de 2 Mbps minimum est recommandée pour l'ordinateur qui projette.
💡Bon à savoir
Débit recommandé : pour 100 participants, prévoyez un débit de 20 Mbits/s. Vous pouvez ajuster ce chiffre en faisant un produit en croix selon le nombre de personnes.
Prérequis de l'appareil
Pour une expérience optimale, assurez-vous que :
le navigateur Google Chrome est privilégié ;
vos appareils (smartphones, ordinateurs) et navigateurs sont à jour ;
les cookies et le stockage local sont autorisés ;
Internet Explorer est à éviter s'il n'y a pas de nouvelles versions disponibles sur les périphériques utilisés.
5. Dépannage et résolution de problèmes
Si vous rencontrez des difficultés, ayez les bons réflexes.
Problèmes de synchronisation (pop-up, messages)
Actualisez la page : c'est la première chose à faire. Demandez également à vos participants de le faire.
Vérifiez votre connexion : effectuez un test de débit (« Speed Test ») pour vous assurer que votre connexion est stable.
Problèmes persistants (bande de « reconnexion en cours »)
Cela peut être lié à des blocages de sécurité ou des pare-feu de votre réseau. Contactez l'équipe support pour recevoir un document à transmettre à votre service informatique.
Aide en direct
Utilisez la bouée de sauvetage en bas à droite de vos sessions pour accéder aux tutoriels et à la base de connaissances.
Pour une assistance immédiate, contactez le Live Chat ou écrivez à [email protected].
❓FAQ
Combien de temps avant l'événement dois-je tester ma session ?
Au moins quatre heures avant, avec l'aide d'un ou deux collègues, en vérifiant le matériel, la connexion Internet et le déroulement de la présentation.
Comment inviter mes participants à se connecter ?
En envoyant un e-mail d'invitation via le bouton Partager, puis en projetant le jour J une slide avec l'URL complète (« www.beekast.live/XXXX ») ou le code de session.
Quelle configuration d'écrans utiliser lors d'un événement ?
Idéalement deux écrans : un pour gérer la session, un second (vidéoprojecteur ou écran externe) pour la projection. En réunion ou formation, l'affichage étendu permet de séparer la vue de l'animateur de la vue projetée.
Quelle connexion Internet est nécessaire selon le nombre de participants ?
La 4G peut suffire jusqu'à 100 participants avec une bonne couverture réseau. Au-delà, une connexion Wi-Fi stable est obligatoire, avec un débit recommandé de 20 Mbits/s pour 100 participants (à ajuster en produit en croix), et une connexion filaire de 2 Mbps minimum pour l'ordinateur qui projette au-delà de 100 personnes.
Quel navigateur utiliser pour Beekast ?
Google Chrome est privilégié. Les appareils et navigateurs doivent être à jour, les cookies et le stockage local autorisés, et Internet Explorer évité s'il n'y a pas de version récente disponible.
Que faire en cas de problème de synchronisation (pop-up, messages) ?
Actualisez la page (vous et vos participants), puis vérifiez votre connexion avec un test de débit (Speed Test).
Que faire si le problème persiste (abeille qui tourne, reconnexion en cours) ?
Cela peut venir de blocages de sécurité ou de pare-feu réseau. Contactez l'équipe support pour recevoir un document à transmettre à votre service informatique, ou utilisez la bouée de sauvetage en bas à droite de vos sessions, le Live Chat, ou [email protected].