Beekast vous permet de réaliser un plan d'action pour des réunions efficaces et productives. Deux solutions sont disponibles : transformer n'importe quelle idée en action ou décision depuis les activités de brainstorming (Tableau et Speedboat), ou planifier directement vos actions et décisions depuis l'espace Actions.
📝Cette fonctionnalité est premium — pour plus d'informations ,visitez notre page Tarifs.
Nous vous conseillons de nommer un secrétaire en début de session, qui sera chargé de cette mission.
Activer ou désactiver la fonctionnalité
Par défaut, les actions et décisions sont activées sur les sessions.
Cliquez sur Configurer à gauche et en haut de votre diaporama.
Rendez-vous sur la rubrique Messages, actions et décision.
Activez la fonction Autoriser la saisie d'actions et de décisions.
Cliquez sur Enregistrer.
Créer une Action ou une Décision
Pour créer une Action ou prendre une Décision durant votre session, vous avez 2 possibilités.
Si vous êtes propriétaire ou participant à une session
Cliquez sur Actions à droite de la page d'édition de la session.
Cliquez sur Prendre une action / décision en bas à droite.
Choisissez de planifier une action ou de prendre une décision.
Validez pour créer votre action/décision.
Pour le propriétaire de la session
Lors d'une activité Tableau ou Speedboat, vous pouvez planifier une action ou prendre une décision directement depuis une idée envoyée par vous ou l'un de vos participants :
Cliquez sur les trois petits points à droite d'une idée envoyée dans votre activité Tableau ou Speedboat.
Choisissez Planifier une action ou Prendre une décision.
Vous pouvez ajouter :
Un intitulé à votre action (ou décision)
Les détails de l'action (ou décision)
L'assignation à autant de participants que vous le désirez
Qui a proposé la décision
Une date d'échéance de l'action
Une priorité
L'un des statuts : à faire / en cours / fait
Vous ne pouvez assigner une action ou une décision qu'aux participants connectés à leur compte Beekast sur votre session.
En fonction de l'état d'avancement de l'action et de la date d'échéance établie, un e-mail de rappel sera envoyé aux participants assignés.
Gérer les Actions et Décisions existantes
Depuis l'espace Actions de votre session, cliquez sur les 3 petits points en haut à droite de votre action ou décision pour :
Changer son statut (À faire, En cours, Fait)
Accéder à son édition
La supprimer
Suivre l'avancement depuis l'accueil
Sur l'accueil de votre compte, vous pouvez visualiser l'avancement des actions/décisions d'une session en particulier :
Si toutes les tâches ne sont pas terminées, elles s'affichent en rouge.
Si toutes les actions sont terminées, elles s'affichent en blanc.
Partager le plan d'action par email
Il est possible d'envoyer par email le plan d'action établi lors de votre présentation, afin que chacun de vos participants garde une trace des actions et des décisions mises en place. Pour cela, allez dans l'onglet Actions à droite de votre écran, et sélectionnez Envoyer le plan d'action.
Notifications
Cliquez sur l'icône de la petite cloche en haut et à droite de la page.
Vous y retrouvez l'ensemble des actions qui vous sont assignées, quelle que soit la session concernée.
Obtenez rapidement une vue des prochaines échéances pour mieux organiser et prioriser votre travail.
Vous pouvez mettre à jour le statut de ces actions directement depuis le centre, rendant vos points de suivi plus efficaces.
❓FAQ
Comment activer les Actions et Décisions sur ma session ?
Cliquez sur Configurer en haut à gauche de votre diaporama, allez sur la rubrique Messages, activez ensuite Autoriser la saisie d'actions et décisions et cliquez sur Enregistrer.
Comment créer une action ou une décision ?
Cliquez sur Actions à droite de la page d'édition de la session, puis sur Prendre une action / décision en bas à droite. Vous pouvez aussi le faire directement depuis une idée dans une activité Tableau ou Speedboat, via les trois petits points.
Qui peut être assigné à une action ?
Uniquement les participants connectés à leur compte Beekast sur votre session.
Comment suivre l'avancement de mes actions ?
Depuis l'accueil de votre compte : les tâches non terminées s'affichent en rouge, les tâches toutes terminées s'affichent en blanc. Vous pouvez aussi changer le statut de chaque action depuis l'espace Actions, via les trois petits points.
Comment partager le plan d'action avec mes participants ?
Allez dans l'onglet Actions à droite de votre écran et sélectionnez Envoyer le plan d'action.
Où retrouver les actions qui me sont assignées, toutes sessions confondues ?
Cliquez sur l'icône de la petite cloche en haut à droite de la page : vous y retrouvez l'ensemble de vos actions assignées et pouvez mettre à jour leur statut directement depuis ce centre de notifications.