Comment fonctionne les organisations, et comment basculer entre chacune, en créer une nouvelle et gérer ses membres ?

Avec les organisations, un même compte Beekast peut appartenir à plusieurs organisations. Vous vous connectez une seule fois et vous naviguez de l'une à l'autre sans changer de compte. À tout moment, une seule organisation est active : c'est celle dans laquelle vous travaillez, dont vous voyez les sessions et où s'appliquent votre rôle et l'offre en cours. Votre rôle et vos droits peuvent être différents d'une organisation à l'autre.

Comprendre les organisations et l'organisation active

Une organisation est l'espace qui regroupe vos membres, vos sessions et votre offre.

• Vous pouvez être membre de plusieurs organisations avec le même compte.
• Une seule organisation est active à la fois. Le contenu affiché (sessions, membres, facturation) dépend de l'organisation active.
• Chaque organisation a son propre nom.
• Votre espace personnel apparaît sous la forme « L'espace de {votre nom} ».
  
• Votre rôle est propre à chaque organisation : vous pouvez être propriétaire dans l'une et simple membre dans une autre.

Basculer entre vos organisations

Le changement d'organisation se fait depuis le menu profil, en bas à gauche depuis l'espace d'accueil Beekast.

• Ouvrez le menu profil : l'organisation active y est affichée.
  
• Choisissez l'organisation sur laquelle vous souhaitez travailler

• Cliquez sur le sélecteur d'organisation pour ouvrir la liste.
  
• Recherchez ou triez vos organisations, puis sélectionnez celle que vous voulez activer.
• Depuis cette même fenêtre, vous pouvez aussi Gérer une organisation ou en Créer une nouvelle.

Un badge de rôle et l'avatar de l'organisation vous rappellent en permanence où vous vous trouvez et avec quels droits.

Créer une nouvelle organisation

La création se fait en libre-service, via un assistant en plusieurs étapes.

• Étape 1 – Nom : donnez un nom à votre organisation.
• Étape 2 – Offre : choisissez une offre gratuite ou premium, avec un cycle de facturation mensuel ou annuel. Pour une offre premium, le paiement est intégré à l'assistant.
• Étape 3 – Invitations : invitez votre équipe directement depuis l'assistant. Le nombre de licences nécessaires est calculé automatiquement et les invitations sont envoyées.

Bon à savoir

• Vous devenez propriétaire de l'organisation que vous créez.
• Le nombre de sièges peut être choisi au moment du paiement selon l'offre.

Gérer les paramètres d'une organisation

Les paramètres d'organisation sont regroupés dans un espace dédié, avec plusieurs onglets.

• Informations : nom de l'organisation et informations générales.
• Abonnement : détails de l'offre en cours.
• Accès / membres : gestion des personnes et de leurs rôles.

L'authentification unique (SSO / SAML) est disponible à partir d'une offre Enterprise, non disponible en self service.

Bon à savoir

• L'accès aux paramètres dépend de votre rôle dans l'organisation active.

Gérer les membres : inviter, changer les rôles, retirer

La gestion des membres se fait depuis l'espace d'organisation.

• Inviter un ou plusieurs utilisateurs.
• Changer les rôles individuellement ou en masse.
• Retirer un membre de l'organisation.

A partir d'un plan PRO, lorsque vous retirez un membre ou que vous le rétrogradez à un rôle "d'invité", Beekast vous propose de transférer ses sessions à un autre destinataire, pour ne rien perdre. 

Bon à savoir

• Le destinataire d'un transfert de sessions doit être un membre licencié de l'organisation (ni invité, ni membre d'une autre organisation).
• Certaines actions groupées sur les rôles peuvent être limitées selon l'offre.
  

Copier des sessions vers une autre organisation

Vous pouvez copier vos sessions d'une organisation vers une autre, uniquement si vous êtes propriétaire de la session ET propriétaire de l'organisation où est la session.

• Cliquez sur les 3 petits points à côté du titre de la session
  
• Cliquez sur Copier vers une organisation.
  

Bon à savoir

• La copie respecte les limites de l'organisation de destination.
• Un quota mensuel s'applique pour les offres gratuites.
  

Sièges, licences et facturation

La facturation et l'usage sont gérés au niveau de chaque organisation.

• Sièges : choisissez le nombre de licences au moment du paiement ; les licences sont rattachées à un compte Beekast. Il est possible d'ajouter ou retirer des licences, la facturation évoluera en fonction au prochain renouvellement de votre souscription.
• Statistiques d'usage : suivez votre consommation mensuelle (sessions, participants, slides) depuis votre profil.
• Changements programmés : les modifications d'abonnement à venir (dont les variations de sièges) sont détectées et affichées.
• Libération de licence : des avertissements vous préviennent avant de libérer ou désassigner une licence.

Que se passe-t-il en cas de changement d'abonnement ?

En cas d'annulation, de rétrogradation, de réduction du nombre de licences ou d'échec de paiement :

• Des emails d'avertissement sont envoyés de façon échelonnée au propriétaire du compte rétrogradé/annulé.
• Le propriétaire peut agir, et transférant les sessions vers un membre de l'organisation avec licence.
• Lors d'une rétrogradation, vous pouvez choisir le nombre de sièges à conserver (en tant que propriétaire ou administrateur de l'organisation)

Bon à savoir

• Si aucune action n'est faite, les sessions concernées sont retirées de leur propriétaire.

FAQ

Puis-je appartenir à plusieurs organisations avec le même compte ?

Oui. Un seul compte peut être membre de plusieurs organisations. Vous basculez de l'une à l'autre depuis le menu profil.

Comment savoir dans quelle organisation je travaille ?

L'organisation active est affichée dans le menu profil, avec son avatar et un badge indiquant votre rôle.

Mon rôle est-il le même dans toutes mes organisations ?

Non. Votre rôle et vos droits sont propres à chaque organisation.

Comment créer une nouvelle organisation ?

Via l'assistant de création (nom, offre, invitations), accessible depuis le sélecteur d'organisation du menu profil.

Puis-je déplacer une session d'une organisation à une autre ?

Oui, avec l'action « Copier vers une organisation », dans le respect des limites de l'organisation de destination. Valable uniquement si vous êtes propriétaire de la session et propriétaire de l'organisation source de la session.

Que deviennent les sessions d'un membre que je retire ?

Au moment de le retirer ou de le rétrograder, Beekast vous propose de transférer ses sessions à un autre membre avec licence à partir d'un abonnement PRO.

Que se passe-t-il si je change ou annule mon abonnement ?

Une période de grâce s'ouvre, avec des emails d'avertissement. Vous pouvez transférer les sessions concernées avant l'échéance. Sans action, ces sessions sont retirées de leur propriétaire à la fin de la période.