F.A.Q Les premiers pas

F.A.Q Les premiers pas

Première connexion

Qu’est-ce que Beekast ?

Beekast est un outil qui permet d’animer des réunions/événements/formations en créant des activités telles que le Brainstorming ou un mur de selfies, tout en incluant des slides et autres documents. Beekast est une web application, elle n’existe pas dans l’AppleStore/GooglePlaystore. Vous n'avez pas besoin de le télécharger ni de l'installer. Il suffit de se connecter sur https://my.beekast.com/signin à partir d'un navigateur (Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Microsoft Edge) pour créer un compte ou se connecter à beekast.live et rentrer le code de la session pour rejoindre une réunion.

Est-il possible de tester l'outil ?

Oui, vous pouvez découvrir l'outil Beekast grâce à sa version gratuite. Pour se créer un compte Beekast, cliquez ICI. Vous pouvez également vous créer un compte à partir des réseaux sociaux (Facebook, Google, Linkedin, Microsoft)
En savoir plus...

A combien de participants ai-je le droit par session ?

Le nombre de participants que vous pouvez accueillir par session dépend de votre offre Beekast. Si vous bénéficiez de notre offre FREE, cela est limité à 3 participants. Vous pouvez consulter votre offre, via l'icône en bas à gauche, puis "Mon compte", puis "Abonnement".
Consulter les détails de nos offres.

Combien de temps ai-je pour valider mon adresse mail ?

Quand vous créez votre compte Beekast, vous disposez de 7 jours pour valider votre adresse mail. Passé ce délai, vous ne pourrez plus accéder à vos sessions. Il faudra alors vous re-connecter sur votre compte et renvoyer le mail de confirmation, puis cliquer sur le lien envoyé par e-mail.

Comment changer la langue dans Beekast ?

Pour changer la langue, cliquez sur votre avatar en bas à gauche de votre compte (sur ordinateur) ou en haut à droite (sur mobile), puis sélectionnez la langue souhaitée.
En savoir plus

Comment ajouter un animateur sur ma session ?
Option disponible à partir de l'offre Enterprise
Pour ajouter un animateur sur votre session :
  1. Cliquez sur l'icône "Réglages" à gauche de la session puis dans la section “Animateurs”. Il faut ensuite entrer l’adresse mail du compte Beekast de la personne que vous souhaitez ajouter comme modérateur/animateur.
  2. Vous pouvez aussi utiliser l'icône du nombre de participants à votre session en haut à droite de votre compte puis "inviter par e-mail et enfin "envoyer l'invitation à vos animateurs".
En savoir plus sur l'ajout des animateur(s)


Utiliser Beekast

Où obtenir le lien ou le code d'accès de ma session à transférer à mes participants ?

Le lien de la session est indiqué en haut à gauche de votre session “participez : www.beekast.com/xxxx" , passer votre curseur sur le lien et le copier. Il vous suffira maintenant de le transmettre à vos participants. Vous pouvez également inviter vos participants par mail via le décompte de participants en haut à droite de votre session puis cliquer "inviter par e-mail".
Le code de session xxxx est un code unique que vous communiquez à vos futurs participants pour rejoindre votre session.
Il est généré automatiquement à la création de session, visible en haut à gauche de votre session ou personnalisable selon votre abonnement.

Comment modifier le code de la session ? (Option disponible à partir de l'offre PRO)

Pour modifier le code de la session, il vous suffit de cliquer sur l'onglet "Réglages" à gauche de la session, ensuite dans la section "Général" vous pourrez modifier le code de la session dans la barre prévue à cet effet.

Comment puis-je projeter et modérer ma session en même temps ?

Pour projeter et modérer la même session, utiliser l'affichage étendu. Cette fonctionnalité vous permet par exemple de brancher votre ordinateur à l’écran d’une salle, d’avoir votre vidéo-projecteur avec Beekast en plein écran pour la présentation, et votre page admin sur l’écran de votre ordinateur pour modérer la discussion, passer les slides...

Pour vous aider, rendez-vous sur notre tutoriel Affichage étendu

Comment envoyer les messages sur la projection ?

Pour envoyer des messages sur l’écran de projection, il vous suffit de cliquer sur l'icône de l'écran "Projeter" visible au dessus de chaque message sur le mur de la Discussion.
Consultez notre tutoriel sur Projeter un message.

Peut-on réinitialiser une session ? la mettre à zéro ? 

Oui, en tant que propriétaire d'une session, vous pouvez à tout moment la réinitialiser. Il vous suffit de vous rendre dans les réglages à gauche de votre session, puis tout en bas du panneau à droite vous aurez le bouton " Réinitialiser la session ".

Comment exporter les données que l’on a accumulées lors des activités ?

Pour exporter les données : Cliquez sur l'onglet "Documents" à gauche de la session, puis sur "Générer" selon que nous souhaitons télécharger le compte rendu (format Word) ou les Statistiques (format Excel) de notre session.
Le fichier “Excel” est organisé par activité, avec le nom des participants sur une ligne, et toutes les données et réponses le concernant. Chaque feuille excel correspond à une activité. Il y a également une feuille pour la Discussion et pour la liste des participants.

J’ai perdu mon mot de passe, comment faire pour le réinitialiser ?

Pour réinitialiser un mot de passe, il faut entrer l’adresse mail du compte Beekast sur https://my.beekast.com, puis cliquez sur “Mot de passe oublié?". Un email de demande de changement de mot vous sera envoyé à cette adresse. Suivez les instructions pour récupérer votre mot de passe.

J'ai toujours accès à mon compte, comment modifier mon mot de passe ?

Se connecter à son compte Beekast, cliquer sur l'icône de votre compte en bas à gauche contenant votre photo ou vos initiales, puis cliquer sur "Mon compte" et sur "sécurité".
Vous voilà prêt à modifier votre mot de passe !

Comment réinitialiser les résultats d’une activité sans la supprimer ?

Pour réinitialiser les résultats d’une activité tout en gardant l’activité intacte, cliquez sur les 3 points en haut à droite de votre activité puis sur “Réinitialiser”. Un message apparaîtra alors pour vous demander la confirmation de réinitialisation.

Comment supprimer une session ?

Pour supprimer une session, sur la page “Mes sessions”, cliquez sur les trois petits points à droite de la session choisie puis cliquez sur “Supprimer”. Seul le propriétaire de la session peut la supprimer.
Consultez notre article sur la gestion d'une session.


Gestion des accès et de la sécurité

Quand on télétravaille, nous n'avons pas le choix, nous sommes obligés de partager nos données en ligne. Vient alors une question importante? Mes données sont-elles bien protégées? Est-ce que je peux contrôler qui y a accès? Voyons ensemble quelques informations importantes et de bonnes pratiques à adopter!

Beekast utilise-t-il mes données ?

Absolument pas! De part nos CGU vos données vous appartiennent. Nous ne les exploitons pas. Il est donc important de noter que la protection de vos données est de votre responsabilité en utilisant les moyens que nous mettons à votre disposition.

Qui peut accéder à ma Session ?

Toute personne avec ou sans compte Beekast à qui vous communiquez le code ou le lien de la session.  Pour accroitre la sécurité sur vos sessions, nous vous recommandons de personnaliser votre code de session et d'utiliser les fonctionnalités de restriction d'accès à votre session.

Comment savoir qui est sur ma Session ?

Vous retrouverez à gauche de votre interface Beekast l'onglet Participants. Vous y retrouverez la liste complète des personnes qui se sont connectées à votre session : en vert les personnes actuellement présentes, en gris les personnes déconnectées

Pourquoi mes collègues s'appellent Hérisson Téméraire ou Licorne Joyeuse ?

Par défaut, une session est ouverte à tous, avec ou sans compte Beekast. Les personnes ne disposant pas d'un compte Beekast se voient attribuer automatiquement une combinaison d'un animal et d'un adjectif afin de se répérer sur la session.

Est-il possible de désactiver les noms aléatoires et de demander le nom de mes participants ?

Oui! Vous pouvez demander des informations obligatoires à vos participants dont le Nom et le Prénom : Ces deux champs vous permettront d'identifier les personnes dans vos Statistiques, activités et espaces de discussion! Consultez notre article sur les Accès et la Sécurité pour en savoir plus!


Est-il possible de supprimer une personne de ma liste de Participants?

Non. Vous ne pouvez pas juste supprimer l'accès à une personne, ni la supprimer de la liste de vos participants. Si vous constatez la présence d'une personne non désirée sur la session, nous vous invitons à mettre en place à minima un mot de passe et de le communiquer aux participants désirés.

J'ai déjà communiqué le lien vers ma Session à mes participants, mais je ne veux pas qu'ils y accèdent de suite. Comment faire ?

Vous pouvez en effet être amené à communiquer les liens vers votre session longtemps à l'avance sans vouloir pour autant que vos participants aillent y jeter un œil trop tôt. L'astuce est de Fermer votre Session ! Vous pourrez toujours y accéder pour continuer de la préparer, mais toute autre personne se verra informée que la session n'est pas encore ouverte! Consultez cet article pour voir le pas à pas!

Vous avez d'autres questions ? Obtenez de l'aide




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