Avec les organisations, un même compte Beekast peut appartenir à plusieurs espaces appelés organisations. Vous vous connectez une seule fois et vous pouvez naviguer d'une organisation à une autre sans changer de compte.
Comprendre les organisations et l'organisation active
Une organisation est l'espace qui regroupe vos membres, vos sessions et votre offre.
Une seule organisation est active à la fois : c'est celle dans laquelle vous travaillez, dont vous voyez les sessions. Votre rôle et offre dépendent de l'espace sur lequel vous travaillez. Votre rôle et vos droits peuvent être différents d'une organisation à l'autre.
Vous pouvez être membre de plusieurs organisations avec le même compte.
Une seule organisation est active à la fois. Le contenu affiché (sessions, membres, facturation) dépend de l'organisation active.
Chaque organisation a son propre nom.
Votre espace personnel apparaît sous la forme « L'espace de {votre nom} ».
Votre rôle est propre à chaque organisation : vous pouvez être propriétaire dans l'une et simple membre dans une autre.
Une licence dépend d'une organisation : vous pouvez être premium sur un espace et free sur un autre.
Basculer entre vos organisations
Le changement d'organisation se fait depuis le menu profil, en bas à gauche depuis l'espace d'accueil Beekast :
Ouvrez le menu profil en bas à gauche de la page d'accueil : l'organisation active y est affichée.
Choisissez l'organisation sur laquelle vous souhaitez travailler.
Si vous avez plus de 10 organisations :
Cliquez sur le sélecteur d'organisation pour ouvrir la liste.
Recherchez ou triez vos organisations, puis sélectionnez celle que vous voulez activer.
Depuis cette même fenêtre, vous pouvez aussi Gérer une organisation ou en Créer une nouvelle.
En bas à gauche de l'espace d'accueil, un badge de rôle et l'avatar de l'organisation vous rappellent en permanence où vous vous trouvez et avec quels droits.
Comment créer une nouvelle organisation ?
La création se fait en libre-service, via un assistant en plusieurs étapes.
Pour créer une nouvelle organisation :
Ouvrez le menu profil en bas à gauche de la page d'accueil
Cliquez sur "Créer une nouvelle organisation"
Suivez les étapes :
Étape 1 – Nom : donnez un nom à votre organisation.
Étape 2 – Offre : choisissez une offre gratuite ou premium, avec un cycle de facturation mensuel ou annuel. Pour une offre premium, le paiement est intégré à l'assistant.
Étape 3 – Invitations : invitez votre équipe directement depuis l'assistant. Le nombre de licences nécessaires est calculé automatiquement et les invitations sont envoyées.
💡Bon à savoir
Vous devenez propriétaire de l'organisation que vous créez.
Le nombre de sièges peut être choisi au moment du paiement selon l'offre.
Il n'est possible d'avoir qu'une seule organisation Free par compte Beekast. Il est cependant possible d'avoir plusieurs organisations premium.
Gérer les paramètres d'une organisation
Les paramètres d'organisation sont regroupés dans un espace dédié, avec plusieurs onglets. Pour y accéder :
Ouvrez le menu profil en bas à gauche de la page d'accueil
Cliquez sur la roue crantée à droite de l'organisation.
Les informations modifiables sont :
Informations : nom de l'organisation et informations générales.
Abonnement : détails de l'offre en cours.
Accès / membres : gestion des personnes et de leurs rôles.
L'authentification unique (SSO / SAML) est disponible à partir d'une offre Enterprise, disponible sur devis.
💡Bon à savoir
L'accès à certains paramètres dépend de votre rôle dans l'organisation active.
Gérer les membres d'une organisation : inviter, changer les rôles, retirer
La gestion des membres se fait depuis les paramètres de l'organisation.
Inviter un ou plusieurs utilisateurs.
Changer les rôles individuellement ou en masse.
Retirer un membre de l'organisation.
À partir d'un plan PRO, lorsque vous retirez un membre ou que vous le rétrogradez à un rôle « d'invité », Beekast vous propose de transférer ses sessions à un autre destinataire, pour ne rien perdre.
⚠️ Si, lors du retrait d'un membre ou du passage vers le statut « invité », les sessions ne sont pas réattribuées vers un autre membre de l'organisation, les sessions sont alors perdues et ne peuvent être récupérées.
💡Bon à savoir
Le destinataire d'un transfert de sessions doit être un membre licencié de l'organisation (ni invité, ni membre d'une autre organisation).
Certaines actions groupées sur les rôles peuvent être limitées selon l'offre.
Copier des sessions vers une autre organisation
Vous pouvez copier vos sessions d'une organisation vers une autre, uniquement si vous êtes propriétaire de la session ET propriétaire de l'organisation où est la session.
Pour copier une session depuis une organisation vers une autre :
Cliquez sur les 3 petits points à côté du titre de la session.
Cliquez sur Copier vers une organisation.
💡Bon à savoir
La copie respecte les limites de l'organisation de destination.
Un quota mensuel s'applique pour les offres gratuites.
Sièges, licences et facturation
La facturation et l'usage sont gérés au niveau de chaque organisation.
Sièges : choisissez le nombre de licences au moment du paiement ; les licences sont rattachées à un compte Beekast. Il est possible d'ajouter ou retirer des licences, la facturation évoluera en fonction au prochain renouvellement de votre souscription.
Statistiques d'usage : suivez votre consommation mensuelle (sessions, participants, slides) depuis votre profil.
Changements programmés : les modifications d'abonnement à venir (dont les variations de sièges) sont détectées et affichées.
Libération de licence : des avertissements vous préviennent avant de libérer ou désassigner une licence.
Que se passe-t-il en cas de changement d'abonnement ?
En cas d'annulation, de rétrogradation, de réduction du nombre de licences ou d'échec de paiement :
Des emails d'avertissement sont envoyés au propriétaire du compte rétrogradé/annulé.
Le propriétaire peut agir, en transférant ses sessions vers un autre membre de l'organisation avec licence.
Lors d'une rétrogradation, vous pouvez choisir le nombre de sièges à conserver (en tant que propriétaire ou administrateur de l'organisation).
⚠️Si aucune action n'est faite lors du retrait ou de la rétrogradation, les sessions associées au compte sont retirées de leur propriétaire et sont perdues, elles ne pourront pas être récupérées.
❓FAQ
Puis-je appartenir à plusieurs organisations avec le même compte ?
Oui. Un seul compte peut être membre de plusieurs organisations. Vous basculez de l'une à l'autre depuis le menu profil.
Comment savoir dans quelle organisation je travaille ?
L'organisation active est affichée dans le menu profil, avec son avatar et un badge indiquant votre rôle.
Mon rôle est-il le même dans toutes mes organisations ?
Non. Votre rôle et vos droits sont propres à chaque organisation.
Comment créer une nouvelle organisation ?
Via l'assistant de création (nom, offre, invitations), accessible depuis le sélecteur d'organisation du menu profil.
Puis-je déplacer une session d'une organisation à une autre ?
Oui, avec l'action « Copier vers une organisation », dans le respect des limites de l'organisation de destination. Valable uniquement si vous êtes propriétaire de la session et propriétaire de l'organisation source de la session.
Que deviennent les sessions d'un membre que je retire ?
Au moment de le retirer ou de le rétrograder, Beekast vous propose de transférer ses sessions à un autre membre avec licence à partir d'un abonnement PRO. Si les sessions ne sont pas réattribuées à un autre membre, les sessions sont perdues et ne peuvent être récupérées.
Que se passe-t-il si je change ou annule mon abonnement ?
Une période de grâce s'ouvre, avec des emails d'avertissement. Vous pouvez transférer les sessions concernées avant l'échéance. Sans action, ces sessions sont retirées de leur propriétaire à la fin de la période.