Beekast propose une console dédiée aux administrateurs de licence au sein de votre organisation. Elle permet de gérer soi-même les utilisateurs titulaires d'une licence Beekast : ajouter, retirer ou réattribuer des licences en quelques clics, depuis votre espace. Cette autonomie accélère le traitement des demandes et offre une flexibilité optimale dans la gestion de vos équipes.
📝Fonctionnalité réservée aux organisations disposant d'un pack avec plusieurs licences Premium. Elle n'est pas disponible pour un utilisateur individuel ayant acheté une licence en ligne.
Fonctionnement
Les administrateurs de licence sont nommés préalablement par l'équipe support, qui effectue la configuration initiale. Une fois désigné, l'administrateur reçoit une notification l'informant qu'il prend en charge la gestion des licences de l'organisation. L'administrateur doit appartenir à l'organisation, c'est-à-dire disposer déjà d'un compte Beekast avec licence premium.
Un administrateur peut :
Ajouter des membres à l'organisation
Envoyer des invitations et relances pour création de compte
Retirer des membres
Réattribuer des licences selon les besoins
Ajouter un membre à l'organisation
Selon le cas :
Si la personne ne dispose pas de compte Beekast : l'administrateur envoie une invitation à se créer un compte. Une fois le compte créé et l'adresse e-mail vérifiée, le compte est automatiquement lié à la licence premium de l'entreprise.
Si la personne possède déjà un compte Beekast : elle reçoit un e-mail lui indiquant qu'elle bénéficie désormais d'une licence premium au sein de l'organisation, ainsi que la documentation nécessaire pour commencer.
Étapes pour gérer les utilisateurs
Connectez-vous en tant qu'administrateur désigné :
Cliquez sur votre icône (ou photo de profil) en bas et à gauche de l'écran.
Sélectionnez l'écrou de paramètres : cela ouvre le menu de paramètres de l'organisation.
Cliquez ensuite sur Tout voir.
Depuis le menu Gestion des utilisateurs, vous avez accès à :
Informations sur votre type de licence
Gestion de la quantité de licences attribuées et disponibles
Gestion des Administrateurs, Membres et Invités de la licence
Boutons de recherche par email d'utilisateur, statut de compte, rôle sur la licence ou dernière date d'activité
Le bouton pour envoyer une invitation à joindre la licence
Une barre d'information listant les bénéficiaires de la licence
Depuis les trois petits points à côté de chaque membre, vous pouvez gérer l'accès à la licence.
Retirer la licence d'un membre
Cliquez sur les trois petits points à côté du membre (1), puis sur Retirer la licence (2). La personne devient Invité de l'organisation : elle garde son compte et ses sessions.
Si elle possède des sessions, la fenêtre Retirer la licence indique combien et vous demande Que deviennent ces sessions ?
Les transférer à un membre (1) : sélectionnez le nouveau propriétaire, puis cliquez sur Transférer et retirer la licence (3). Le nouveau propriétaire peut les modifier et les lancer ; elles sont rangées dans un dossier au nom de l'ancien propriétaire, qui ne les récupérera pas, même avec une licence.
Les garder chez [nom du membre], verrouillées (2) : cliquez sur Retirer la licence (3). La personne reste propriétaire et voit toujours ses sessions, mais ne peut ni les modifier ni les lancer tant qu'aucune licence ne lui est attribuée de nouveau.
💡Bon à savoir
Dans les deux cas, la licence est libérée aussitôt : vous pouvez l'attribuer à quelqu'un d'autre.
Une session verrouillée reste à son propriétaire, mais il ne peut plus la modifier ni la lancer. Les collaborateurs et les participants gardent leur accès.
Depuis la fenêtre La session est verrouillée, le propriétaire peut vous adresser une demande de licence (Demander une licence) ou transférer la session à un membre disposant d'une licence (Transférer la propriété).
Dès qu'une licence lui est attribuée de nouveau, toutes ses sessions sont déverrouillées immédiatement.
Retirer une personne de l'organisation, et pas seulement sa licence, ne verrouille pas ses sessions : elles se retrouvent sans propriétaire.
❓FAQ
Qui peut devenir administrateur de licence ?
Les administrateurs sont nommés par l'équipe support lors de la configuration initiale. Ils doivent appartenir à l'organisation et disposer déjà d'un compte Beekast avec licence premium.
La console Administrateur de licence est-elle disponible pour tous les comptes Beekast ?
Non. Elle est réservée aux organisations disposant d'un pack avec plusieurs licences Premium et n'est pas disponible pour un utilisateur individuel ayant acheté une licence en ligne.
Que se passe-t-il si j'invite une personne qui n'a pas encore de compte Beekast ?
Elle reçoit une invitation pour créer son compte. Une fois le compte créé et l'adresse e-mail vérifiée, il est automatiquement lié à la licence premium de l'entreprise.
Que se passe-t-il si j'invite une personne qui a déjà un compte Beekast ?
Elle reçoit un e-mail l'informant qu'elle bénéficie désormais d'une licence premium au sein de l'organisation, avec la documentation nécessaire pour commencer.
Comment accéder à la gestion des utilisateurs ?
Cliquez sur votre icône de profil en bas et à gauche de l'écran, sélectionnez l'écrou de paramètres, puis cliquez sur Tout voir.
Comment gérer l'accès à la licence d'un membre en particulier ?
Utilisez le menu des trois petits points situé à côté de son nom dans la liste des membres.
Que deviennent les sessions d'un membre dont je retire la licence ?
Vous choisissez de les transférer à un autre membre ou de les laisser à leur propriétaire, verrouillées. Tant qu'il n'a pas de licence, le propriétaire ne peut ni modifier ni lancer une session verrouillée ; les collaborateurs et les participants gardent leur accès.